One moment please...
 
 
Exact Financials (v3)   
 

Finance Manual - Werken met vreemde valuta

Werken met vreemde valuta

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft het werken met verschillende valuta en wisselkoersen in Exact Finance.

Procedure

  • Instellingen voor vreemde valuta definiëren: Voordat u met vreemde valuta kunt werken, moet u een paar instellingen definiëren. Het definiëren van instellingen wordt besproken in een andere deel van deze handleiding.
  • Vreemde valuta en wisselkoersen aanmaken: Om alle vreemde valuta en bijbehorende wisselkoersen waarmee u mogelijkerwijs in uw administratie wilt werken, aan te maken.
  • Facturen in vreemde valuta invoeren: Wellicht doet u zaken met buitenlandse debiteuren en crediteuren en verzendt of ontvangt u facturen in de valuta van het land waarin deze debiteuren of crediteuren zijn gevestigd.
  • Valutapositieoverzicht genereren: Om een overzicht te genereren van de mutatiebedragen in vreemde valuta.
  • Grootboekrekeningen, debiteuren of crediteuren herwaarderen: Als gevolg van koersverschillen kunnen er herwaarderingen nodig zijn om uw administratie actueel te houden.

Vreemde valuta aanmaken

U kunt bedrijven voor goederen en diensten niet alleen in binnenlandse valuta factureren, maar ook, als het om buitenlandse crediteuren of debiteuren gaat, in hun eigen valuta. Om dit te kunnen doen, moet u eerst de valuta in kwestie en de bijbehorende koersen aanmaken [Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta].

Enkele grootboekrekeningen moeten al zijn aangemaakt voordat u in uw administratie valuta kunt aanmaken.

Wisselkoersen aanmaken

Bij het aanmaken van wisselkoersen [Grootboek, Valuta, Onderhoud, Koersen] wijst u ze toe aan valuta die al zijn aangemaakt. U kunt zo nodig valutagegevens wijzigen. De koersdatum en de koers zelf zijn zeer belangrijk. U kunt een overzicht van de wisselkoersen die zijn aangemaakt in [Grootboek, Valuta, Overzichten, Koersen], genereren.

Valutadagboeken aanmaken

In Exact Financials dient u per valutacode een apart kasboek aan te maken [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. In tegenstelling tot inkoop- en verkoopboeken en memorialen beschikt dit dagboektype niet over variabele valutacodes. U maakt valutadagboeken op dezelfde manier aan als gewone dagboeken. Het enige verschil is dat u aan de valutadagboeken specifieke valuta-informatie toevoegt.

Facturen in vreemde valuta invoeren

U kunt facturen invoeren in vreemde valuta [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Inkoopboek]. U kunt verscheidene vreemde valuta gebruiken in inkoop- en verkoopboeken en in memorialen als u 'Variabele valuta' aanzet in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Wilt u variabele dagkoersen gebruiken, dan dient u 'Variabele dagkoers' aan te zetten.

  • Als de gebruikte valutacode dezelfde is als de standaard valutacode, kunt u de variabele dagkoers niet wijzigen.

In kas- en bankboeken kunt u alleen maar boekingen invoeren in één bepaalde valuta. Dit betekent dat u, als u boekingen wilt invoeren in verschillende valuta, per valuta die u wilt gebruiken een kas- en bankboek moet aanmaken. Bedragen worden bij verwerking van boekingen altijd omgerekend naar de standaard valuta. Dit houdt in dat de grootboek-, de debiteuren- en crediteurenkaarten altijd tegen de standaard valuta worden gewaardeerd. Wanneer in een openstaande post als gevolg van koersverschillen het betaalde bedrag verschilt van het oorspronkelijke bedrag, wordt dit verschil geboekt op een rekening "Koersverschillen". U koppelt deze rekeningen in [Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta].

Betalingen in vreemde valuta invoeren

U kunt betalingen invoeren [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Bankboek] in de valuta van uw keuze om openstaande posten af te boeken.

  • Voert u betalingen in vreemde valuta in, dan kunt u de koers accepteren die wordt voorgesteld in het veld 'Valuta' op de boekingsregel. Deze koers kunt u wijzigen als u 'Variabele dagkoers' hebt aangezet in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken].
  • Wanneer u betalingen verricht, is de koers die in het veld 'Wisselkoers' staat, de koers van de vreemde valuta waarin de boeking is ingevoerd, ten opzichte van de standaard valuta. U moet de wisselkoers van de valuta waarin de betaling wordt ingevoerd, opgeven in het veld 'Valuta'.

Valutapositie-overzicht genereren

U kunt in Exact Finance een valutapositie-overzicht genereren. Dit overzicht toont per tijdseenheid de bedragen van de boekingen die zijn verwerkt in vreemde valuta. Het beVAT onder meer de saldi van de debiteuren- en crediteurenrekeningen. Het laat ook de activa zien, zoals bankrekeningen in vreemde valuta, en de schulden. De kolommen met activa en passiva tonen de mutaties in vreemde valuta van andere balansrekeningen, als u voor de grootboekrekeningen waarop is geboekt, 'Herwaarderen' hebt aangezet in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Een valutapositie-overzicht genereert u met [Grootboek, Valuta, Overzichten, Valuta posities].

Ouderdomsanalyse valuta uitvoeren

Het resultaat van de ouderdomsanalyse [Grootboek, Valuta, Overzichten, Ouderdomsanalyse] is een overzicht van het totale aantal openstaande posten per valuta, dat u inzicht geeft in uw valutarisico. De week waarin de betaling moet plaatsvinden, wordt per bedrag aangegeven.

  • Dit overzicht toont alleen mutaties, dat wil zeggen reeds verwerkte boekingen.

Meest gestelde vragen

  • Hoe kan ik een verschil tussen de ouderdomsanalyse en de saldilijst van openstaande posten corrigeren?

    Voer een consistentie controle uit in [Bestand, Financieel beheer, Data beheer, Consistentie controle].

    • Een klein afrondingsverschil kan voorkomen.

Grootboekrekeningen herwaarderen

Om ervoor te zorgen dat uw administratie de financiële situatie van uw bedrijf nauwkeurig weergeeft, kan het nodig zijn uw grootboekrekeningen te herwaarderen. Hebt u bijvoorbeeld een paar boekingen in vreemde valuta en is de koers veranderd, dan moet u uw grootboekrekeningen bijwerken.

Herwaarderingsbestand voor grootboekrekeningen aanmaken

(Alleen balansrekeningen)

Voordat u aan de herwaardering begint, kunt u een herwaarderingsadvies aanmaken in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Grootboek, Advieslijst]. Deze optie toont de herwaardering per grootboekrekening en valuta. Er wordt een advies afgedrukt per grootboekrekening.

  • U kunt een grootboekrekening alleen maar herwaarderen als u 'Herwaarderen' hebt aangezet in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Hebt u dat niet gedaan, dan zijn er geen gegevens beschikbaar voor een herwaarderingsadvies.

Als het aangemaakte advies aantoont dat herwaardering nuttig is, moet u een herwaarderingsbestand aanmaken in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Grootboek, Aanmaken herwaardering]. Voordat de herwaardering plaatsvindt, dient u informatie ten behoeve van het herwaarderingsresultaat in te voeren.

  • U kunt het herwaarderingsbestand afdrukken in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Grootboek, Overzicht herwaarderingen]. Als u een nieuw herwaarderingsbestand wilt maken, wordt u gevraagd of u het bestaande bestand wilt overschrijven.

U kunt het resultaat van de herwaardering boeken op de kostenplaats die u hebt gekozen. De kostenplaats die u hebt gekozen in 'Kostenplaats', heeft voorrang op de kostenplaats die is gekoppeld aan de herwaarderingsrekening.

Herwaarderingsbestand voor grootboekrekeningen aanpassen

U kunt in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Grootboek, Wijzigen herwaardering] een herwaarderingsbestand wijzigen op een aantal manieren, namelijk door een grootboekrekening te veranderen, toe te voegen of te verwijderen. De valuta en het bedrag dat daarmee samenhangt, worden per rekening getoond, net als de gemiddelde koers en het herwaarderingsbedrag.

Om grootboekrekeningen te verwijderen die buiten de herwaardering moeten blijven, kiest u de betrokken rekeningen en klikt u op 'Verwijderen'.

Om grootboekrekeningen toe te voegen die niet op het scherm staan maar wel moeten worden meegenomen in de herwaardering, klikt u op 'Toevoegen', voert u de gewenste gegevens in en klikt u op 'OK'.

Om bepaalde grootboekrekeningen te wijzigen vóór de herwaardering, klikt u op 'Wijzigen', kiest u de gewenste rekeningen en voert u de gevraagde gegevens in.

Herwaarderingsbestand voor grootboekrekeningen verwerken

U kunt een herwaarderingsbestand verwerken in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Grootboek, Verwerken herwaardering]. Er wordt een herwaarderingsverslag gemaakt. Nadat u alle benodigde informatie hebt ingevoerd, wordt er een boeking gemaakt en verwerkt.

  • De boeking wordt onmiddellijk verwerkt en is daarom niet te wijzigen.

Meest gestelde vragen

  • Wanneer kan ik een grootboekrekening herwaarderen?

    U kunt alleen maar herwaarderen als u 'Herwaarderen' hebt aangezet in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen].

  • Wat gebeurt er eigenlijk tijdens een herwaardering?

    Tijdens een herwaardering worden de grootboekrekeningen bijgewerkt. De mutatiebestanden veranderen niet. Er worden herwaarderingsmutaties toegevoegd als er een verschil optreedt.

  • Gesteld dat een bepaalde koers gelijk blijft, moet ik dan herwaarderen?

    Nee. Als de wisselkoers van een bepaalde valuta niet is gewijzigd, zal herwaardering geen verschil opleveren. Het herwaarderingsadvies zal in zo'n geval een bedrag van 0,00 weergeven.

Debiteuren / crediteuren herwaarderen

Om ervoor te zorgen dat uw administratie de financiële situatie van uw bedrijf nauwkeurig weergeeft, kan het nodig zijn om uw debiteuren en crediteuren te herwaarderen. Hebt u bijvoorbeeld een paar openstaande posten in vreemde valuta en is de koers veranderd, dan moet u de debiteuren en crediteuren in kwestie bijwerken.

  • Goed koopmanschap en het voorzichtigheidsbeginsel bepalen ook of en hoe u uw bestanden herwaardeert. Concreet betekent dit, dat herwaarderingen met een positief resultaat van de feitelijke herwaardering worden uitgesloten. Er is immers nog geen betaling ontvangen en het is daarom voorbarig om de vermogensaanwas al te boeken.

Herwaarderingsbestand voor debiteuren / crediteuren aanmaken

Voordat u herwaardeert, kunt u een herwaarderingsadvies aanmaken voor debiteuren in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Advieslijst] en voor crediteuren in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Crediteuren, Advieslijst] Dit advies toont de herwaardering per openstaande post en valuta. Als herwaardering voor uw posten geen gevolgen zal hebben, geeft het advies een bedrag van 0,00 weer.

Als het aangemaakte advies aangeeft dat het nuttig is om te herwaarderen, moet u een herwaarderingsbestand aanmaken in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Aanmaken herwaardering] of [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Crediteuren, Aanmaken herwaardering].

  • U kunt het aangemaakte herwaarderingsbestand afdrukken in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Overzicht herwaardering] en/of [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Crediteuren, Overzicht herwaardering]. Wilt u een nieuw herwaarderingsbestand aanmaken, dan kunt u het oude verwijderen in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Verwijderen herwaardering] en of [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Crediteuren, Verwijderen herwaardering], of het bestand overschrijven wanneer u de desbetreffende functie hebt gestart.

Het resultaat van de herwaardering kunt u boeken op de kostenplaats die u hebt aangegeven.

  • De kostenplaats die u hebt gekozen in het veld 'Kostenplaats' heeft voorrang op de kostenplaats die is gekoppeld aan het herwaarderingsbestand.

Aangezien de functies [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Aanmaken herwaardering] en [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Crediteuren, Aanmaken herwaardering] in essentie hetzelfde zijn, wordt hier alleen [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Aanmaken herwaardering] besproken.

Herwaarderingsbestand voor debiteuren / crediteuren aanpassen

Voordat u herwaardeert, kunt u wijzigingen invoeren, en wel voor debiteuren in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Wijzigen herwaardering] en voor crediteuren in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Crediteuren, Wijzigen herwaardering]. U kunt zelfs afzonderlijke openstaande posten buiten de herwaardering houden. Als u bijvoorbeeld spoedig van een van uw debiteuren een betaling verwacht, wilt u misschien deze bepaalde openstaande post niet meenemen in de herwaardering.

Om openstaande posten te verwijderen die buiten de herwaardering moeten worden gehouden, kiest u deze posten en klikt u op 'Verwijderen'.

Om openstaande posten toe te voegen die niet worden weergegeven maar wel moeten worden meegenomen in de herwaardering, klikt u op 'Toevoegen', voert u de gevraagde gegevens in en klikt u vervolgens op 'OK'.

Om openstaande posten te wijzigen waarvan u gegevens moet veranderen voordat u herwaardeert, klikt u op 'Wijzigen', voert u de gevraagde gegevens in en klikt u vervolgens op 'OK'.

Wijzig de relevante grootboekrekeningen voor herwaarderen door op een rekening te klikken en de gewenste gegevens in te voeren. Wanneer de veranderingen zijn aangebracht, accepteer of voer een rekening in waarop de herwaarderingsverliezen moeten worden geboekt.

Gebruik [Grootboek, Boeken, Herwaarderen Debiteuren, Verwijderen herwaardering] of [Grootboek, Boeken, Herwaarderen Crediteuren, Verwijderen herwaardering] om een compleet herwaarderingsbestand te verwijderen.

  • Direct bij het verlaten van de functie kunt u de automatische herwaardering laten beginnen.

Aangezien [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Wijzigen herwaardering] en [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Crediteuren, Wijzigen herwaardering] in essentie hetzelfde zijn, wordt alleen [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Wijzigen herwaardering] beschreven.

Herwaarderingsbestand voor debiteuren / crediteuren verwerken

U kunt een herwaarderingsbestand voor debiteuren verwerken in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Verwerken herwaardering] en voor crediteuren in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Crediteuren, Verwerken herwaardering] Er wordt automatisch een herwaarderingsverslag gemaakt. Nadat u alle benodigde informatie hebt ingevoerd, wordt er een boeking gemaakt en verwerkt.

  • De boeking wordt onmiddellijk verwerkt en is daarom niet te wijzigen.

Hebt u het herwaarderingsbestand veranderd in [Grootboek, Boeken, Herwaarderen, Debiteuren, Wijzigen herwaardering] en onmiddellijk verwerkt, dan kunt u deze functie overslaan.

Finance Manual > Inhoud > Werken met vreemde valuta

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 06.841.434
 Assortment: Exact Financials (v3)  Date: 06-11-2007
 Release:  Attachment:
 Disclaimer